クライアントにわかりやすく伝えるコツ

お問い合わせをいただく方全てが、ホームページの仕組みを始めインターネットや検索エンジンの仕組みなどをご存知なわけではありません。むしろ、それらの知識を少しでも持っていてくださる方々の方が稀と考えるべきです。

そうした場合、まずは初回打ち合わせの段階で話を進めていくための必要知識を最低限共有しておかなければなりません。それらの共通認識に問題があると、「実はこういうつもりで言ってたんだけど」とか「え?こういうことじゃないの?」と、後々確認が必要になってくる場合があります。そして、その時点で話が止まってしまったり、脱線してしまったり、はたまた面倒だなと思われてしまったり。

ですので、できるだけわかりやすく説明する必要があります。そういうときに僕が取っている方法をちょっとご紹介してみます。

相手の生活や仕事など身近なところに例えを見つける

これは常套手段だと思います。しかし、そのためには相手をしっかりと理解しなければなりません。相手の趣味や生活、仕事の中で自分が知っていることを見つけます。そして、それらで例えに使えるものを瞬時に考えながら話をしなければなりません。

例えば「ホームページを作る目的をはっきりとさせないと、後々工数が膨れ上がって結果的に良いものが作れませんよ」ということを説明したい場合はどのように例えればわかりやすいでしょうか。

今回のお打ち合わせは相手が水回りの施工業務を行っている方だったので、このようにお話してみました。

「水道関連の工事を済ませてから、やはり家の設計を変えるなんてことになったら水道工事に関して見ても工数は増えてしまいますよね。作ったものを一度取り外し、もしくは壊して、家の設計が完了するのを待ちそれらの施工の工程を見ながら再度工程を組まなければなりませんよね?それを繰り返していたら、工数は膨らむばかりで完成も見えない。これでは良いものは作りにくいですよね」

もっと良い伝え方があるとは思いますが、今回はこのようにお話しました。相手の身近な何かに例えてお話することによって、少しでも理解を進めていただけるように考えています。

イラストや図を使いながら説明をする

事前にお話する内容があらかじめ決まっているのであれば、それに応じた資料を用意することができます。しかし、特に初回打ち合わせなどでは、相手の状態や要望などが全くわからない場合も少なくありません。そういった場合には、その場面場面で理解していただけるように工夫しなければなりません。

その際に僕が良く用いるのは、メモ用紙(リーガルパッドなど)をあらかじめ用意しておいて、それらに図や言葉、イラストなどを書きながら説明していきます。このときに意識していることは、言葉とイラスト・文字のバランスです。言葉だけ先行してしまうと、後でそのメモを見返されたときに内容を思い出しにくい場合があります。しかし、イラストや文字を書いてばかりいるとなかなか話が進みません。ちょうど良いバランスが必要だと思います。

この場合、先ほども書きましたがメモ用紙を使うようにしています。自分の手帳などに書いてしまうと、切り取って相手に渡すことができないからです。ですので、自分用にメモを取るものとは別に、相手に渡すことも想定したメモ用紙があるととても便利です。

結局、ちゃんと理解できれば良い

目的はあくまでも相手に理解してもらうということです。ですので、そのために必要だと思うことはできることであればなんでもしてみるべきでしょう。しかし、毎回毎回手段を考えてはいられないので、僕の場合は上記の方法で共通認識を確認し深めるようにしています。

考え方によっては、「ある程度知識は自分で付けてきてほしい」とか「そんなことわからないのに相談してきてるの?」などと感じる方もみえるようです。ですが、そもそもそれらをご存知でないから僕に相談してくれているんだというように考えるようにしています。 誰でもなんでも知っているわけではありませんのでね。

今後もお打ち合わせなどでは、後々の作業効率向上も視野に入れて共通認識を作っていこうと思います。こういうことは大切にしていかないといけませんね。