2018年8月よりスタートしたGifu WordPress Meetupは、WordPress Community Supportから会場費用が補填されているので、皆さんに無料で参加していただくことができるようになっています。
そして、先日、初めて会場費を請求してみました。その際のやりとりの流れや方法などを共有しておくことで、他地域のWordPress Meetupの共同オーガナイザーさんがスムーズに会場費を請求しやすくなるといいなと思い、簡単ではありますが記事にまとめておくことにします。
この記事の情報を活用していただいて、結果的にはWordPress Meetupが無料で開催されれば、より多くの人が参加してくれることに繋がるかもしれませんしね。これもWordPressへの貢献ということで。
請求できる会場費用額の目安
請求できる会場費用額上限は、1人につき$5が目安になります。（2019年4月26日現在で557.25円）
岐阜では、公共施設を利用しているので会場費は比較的低くできています。ですので、この上限を超えることはなく満額請求することができました。
他の地域によっては、会場費が少し高めで満額請求できない場合でも、上限いっぱいまでは請求して補助してもらうことも可能だと思います。詳しくは問い合わせてみると良いと思います。
一般的な流れ
一般的な請求の流れはこのような感じになります。
- 「Meetup Venue Approval Request」というタイトルでこちらを参照して申し込み
- 3〜6ヶ月分くらい先まで確定している会場とそれに必要な費用を算出
- 英語の請求書を作成（テンプレは$ですが¥で作ってもOKっぽい）
- 銀行情報などを知らせる
- 振込を待つ
ざっくりとこんな感じの流れになるかと思います。
銀行情報については、
- 銀行名
- 銀行の住所
- SWIFT番号
- 口座番号またはIBAN番号
- 受取人の氏名または法人名
- 受取人の住所
以上の情報が必要になりますので、わからない部分はあらかじめ銀行に問い合わせるなどして確認しておきましょう。
Gifu WordPress Meetupの事例
Gifu WordPress Meetupは会場を最大でも4ヶ月先までしか確定することはできません。また、会場費用が確定するのは（振込用紙が送られてくるのは）開催の1ヶ月前くらいになります。
ですので、前述しているように「6ヶ月先の会場確保」は実現するのは難しい環境でした。ですので、岐阜としては「実際に支払った後の領収書（正確には「納入通知書兼領収書」というもの）をスキャンして送り、その額面を補助いただけないかということを相談しました。
結果的に、その方法でOKということで、一定期間毎に領収書のスキャンと請求書をお送りする形で請求することに決まりました。
他地域のオーガナイザーさんも、地域ごとの事情があったりすると思うので、まずは相談してみることをお勧めします。
ちなみに問い合わせ先はsupport@wordcamp.orgになりますが、日本語で問い合わせても大丈夫です。担当の方が日本語の問い合わせの場合は日本語話者の担当者に繋いでいただけるようで（あんまり詳しいことわかんないけど…）、岐阜の場合は@nukagaさんや@naokomcさんが日本語でやりとりをしていただけましたので安心してくださいね。
岐阜の場合は、一番ネックになったのは振り込んでもらうための銀行口座でした。
Gifu WordPress Meetupの運営を手伝う形で、Gifu WP Meetupという市民団体を作ってあるのですが、そちら専用の銀行口座がゆうちょ銀行で開設されています。
お金の管理も全てそちらで行なっているので、そちらの口座（ゆうちょ銀行/任意団体口座）に直接海外から送金してもらう方法で情報などやりとりしていたのですが、なぜか全然できませんでした…。理由は定かではないのですが、ゆうちょ銀行に海外から送金してもらうために、他銀行を経由しているみたいなんですが、それが原因なのか任意団体口座だからなのか、はっきりとした理由はわかりませんでした。
さてどうしようかと思い、泣く泣く僕が事業で利用しているUFJ銀行を利用するしかないかな、と思ったりもしました（仕事以外のお金が通帳に残るのが気持ち悪いので避けたかった）。が、別の方法がありました。
そう、PayPalです。
PayPalに送金してもらえるようなので、早速必要な情報を伝えました。といっても、PayPalに登録しているメールアドレスだけですけど。（ちなみに僕のPayPalアカウントはビジネスアカウントとして登録されています）
PayPalのアカウントが一般的なアカウントでOKなのか、ビジネスアカウントじゃないとダメなのかはちょっと分からないですが、出金するためには個人認証が必要になってくるはずです（これも定かではない）。
結果的に、これでスムーズに送金していただけました。しかし、請求書に記載した額面通りに送金されますのでPayPalからの出金手数料¥250がどうしても差し引かれることはあらかじめ知っておいた方が良いかと思います。それでも、ほぼ全額の会場費を補填していただけるのですからありがたいことです。
次回請求時にPayPal手数料（1回目と次回分の2回分）を試しに請求してみませんか？というアドバイスを@nukagaさんからいただきましたので、チャレンジしてみます！
請求書例
岐阜が送付した請求書はこんな感じです。下に見切れていますが、請求者の個人情報も掲載します。
ちなみに、Gifu WordPress Meetupではこういった資料などは一式全てGoogle ドキュメントやスプレッドシートで作るようにしていて、アカウントを引き継ぐことで後任者に簡単に引き継げるようにしています。
まとめ
海外送金の経験のある銀行口座であれば、銀行口座に直接送金してもらう方がスムーズかもしれませんね。しかし、岐阜の事例のようにPayPalアカウントにも送金してもらうことは可能なようなので、その後の出金手数料を負担できるのであればPayPalもスムーズでしょう。
何はともあれ、コミュニティにサポートしてもらって会場費を参加者から徴収することなくWordPress Meetupを開催できるというのはとても素晴らしいことですね。
こういう地味な作業は影で必要になりますが、一度経験しておくと2回目からはよりスムーズに行えることは間違いなさそうです。
他のWordPress Meetup 共同オーガナイザーの皆さんの参考になれば幸いです。
