生成 AI を業務改善へ使えないか考えていると、文章作成や要約だけでなく、入力内容の確認、データの転記、通知、集計なども任せたくなることがあります。
ただ、業務の中には、生成 AI よりもフォーム、表計算、テンプレート、既存システムの通知機能などを使った方が、簡単で安定するものがあります。
これは「AI を使わない方がよい」という話ではありません。
入力と結果が決まっており、同じ条件で同じ処理を繰り返したい業務は、まず既存ツールの機能で対応できないかを確認する。曖昧な文章の整理や候補作成が必要な工程では、生成 AI も比較する。
この記事では、生成 AI、既存ツール、業務手順の変更をどのように比べればよいかを整理します。特定の製品を選ぶ記事ではなく、現在使っている環境で、より単純で続けやすい方法を見つけるための記事です。
まだ改善したい業務を整理できていない場合は、先に当事業ブログ記事「中小企業が生成AIを導入する前に、最初に整理したい業務」をご覧ください。業務は整理できたものの、どの業務から試すか迷っている場合は、当事業ブログ記事「自社のどの業務にAIを使える？活用候補を見つけて優先順位を付ける方法」で候補を比較できます。
生成 AI とルールベースの仕組みは、得意な処理が異なる
既存ツールの入力規則、関数、通知、自動化機能などは、あらかじめ決めた条件に従って処理します。この記事では、このような仕組みを「ルールベース」と呼びます。
例えば、次のような処理です。
- 必須項目が空なら送信できないようにする
- 金額と数量を掛けて合計を計算する
- 状態が「承認済み」になったら担当者へ通知する
- 決められた文章へ氏名や日付を差し込む
- 入力された内容を指定した一覧へ転記する
条件が同じであれば、基本的には同じ処理を繰り返します。結果が違っていたときも、設定した条件や数式を確認しやすいのが特徴です。
一方、生成 AI は、文章の意味を踏まえて整理する、言い換えの候補を出す、長い内容から要点を抜き出すといった、正解を1つに固定しにくい処理で役立つ場合があります。
| 比較する処理 | ルールベースの仕組みを検討しやすい | 生成 AI を検討しやすい |
|---|---|---|
| 入力 | 項目や形式が決まっている | 自由記述や長い文章が中心 |
| 処理 | 条件、計算、転記の方法を決められる | 要約、分類、表現の候補作成が必要 |
| 結果 | 正解や完成形がほぼ固定されている | 目的に合う結果が複数考えられる |
| 確認 | 条件どおり動いたかを確認できる | 元情報と照合し、人が内容を判断する |
| 変更 | 条件や項目を修正する | 指示、入力、確認方法を調整する |
どちらか一方が常に優れているわけではありません。同じ業務の中でも、入力はフォーム、集計は関数、自由記述の整理は生成 AI、最終判断は人、と分けることができます。
既存ツールを先に見直したい5つの条件
次の条件が多く当てはまる工程では、生成 AI を追加する前に、現在のツールや業務手順を確認してみてください。
1. 入力項目が決まっている
毎回集める情報が、氏名、日付、商品名、数量、担当者、対応状況などに決まっている場合です。
メールやチャットの自由記述から生成 AI で項目を抜き出す方法も考えられます。しかし、入力する人に必要事項を選んでもらえるなら、フォームの必須項目、選択肢、入力規則を使う方が単純なことがあります。
入力規則とは、日付だけを受け付ける、一覧から選択する、一定範囲の数値だけを入力できるようにする、といった制限です。後で文章から情報を推測するより、入口で必要な形式をそろえる方が手戻りを減らせる場合があります。
2. 正しい結果を条件として書ける
「合計金額は単価×数量」「期限を過ぎた未対応案件を通知する」など、正しい結果を条件として説明できる業務です。
このような処理は、表計算の関数、データベースの絞り込み、既存システムのワークフローなどで対応できる可能性があります。ワークフローとは、申請、確認、承認、通知などの順番を決め、次の担当者へ処理を進める仕組みです。
生成 AI に計算や条件判定を依頼すること自体はできますが、決まった条件を毎回同じように処理したいのであれば、条件を明示できる機能を先に検討します。
3. 同じ形式の成果物を繰り返し作る
確認メール、作業報告、受付完了のお知らせなど、必要な項目と基本文面が決まっている場合です。
文章を毎回生成しなくても、テンプレートへ氏名、日付、受付番号などを差し込めば足りるかもしれません。表現を変えないことが大切な文面では、生成 AI で毎回言い回しを変えるより、承認済みのテンプレートを使う方が確認もしやすくなります。
4. 処理の順番や担当者が曖昧になっている
誰が入力し、誰が確認し、どの状態になったら次へ進むのかが決まっていない業務です。
この場合、生成 AI を入れて一部の作業を速くしても、承認待ちや担当者探しは残ります。まずは担当、期限、承認条件を決め、必要であれば既存ツールの通知やタスク管理を設定します。
文章を作る時間より、情報や承認を待つ時間の方が長いなら、先に業務の流れを直す方が効果につながりやすいでしょう。
5. 例外が少なく、同じ処理を繰り返している
入力内容に応じた個別判断がほとんどなく、同じ転記、計算、通知を繰り返している業務です。
このような工程では、既存ツールの自動化機能や、複数サービスを決めた条件でつなぐ自動化ツールを検討できます。
ただし、自動化ツールを使えば必ず簡単になるわけではありません。連携先の仕様変更、認証の更新、処理エラーの確認など、運用後の管理も必要です。現在の件数が少ないなら、手順を整理したうえで人が行う方が負担の少ない場合もあります。
既存ツールで確認したい改善方法
新しいサービスを契約する前に、現在使っているツールに次の機能がないか確認します。
| 困りごと | 先に確認したい方法 |
|---|---|
| 必要な情報がそろわない | フォームの必須項目、選択肢、入力例 |
| 表記や値がばらつく | 入力規則、選択式の項目、基準となる名称・数値の一覧 |
| 同じ計算を繰り返す | 表計算の関数、集計表 |
| 同じ文面を何度も作る | テンプレート、差し込み機能 |
| 対応漏れが起きる | 状態管理、期限、担当者通知 |
| 承認の順番が分からない | ワークフロー、チェックリスト |
| 同じ情報を転記している | 既存の連携機能、自動化ツール |
| 手順が人によって違う | 手順書、入力例、確認表 |
機能名はサービスによって異なります。また、現在の契約プランでは利用できない場合や、設定できる人が限られる場合もあります。
まずは「今のツールで何ができるか」を確認し、追加費用や管理の手間も含めて比べます。機能があることと、自社で無理なく運用できることは別の話です。
費用だけでなく5つの観点で比べる
生成 AI と既存ツールを比べるときは、月額料金だけで決めないようにします。
費用
新しい契約費用だけでなく、初期設定、入力データの整理、利用者への説明、結果の確認、修正にかかる時間も含めます。
既存ツールも、上位プランへの変更や外部への設定依頼が必要になる場合があります。無料か有料かではなく、導入後も含めた負担で比較します。
保守
誰が設定を管理し、エラーや仕様変更に対応するのかを確認します。
生成 AI では指示や確認基準の見直し、外部連携では認証やデータの流れ、表計算では数式や列構成の変更など、それぞれ異なる保守が発生します。
再現性
担当者や実施日が変わっても、必要な結果を同じ手順で得られるかを見ます。
正解が固定された処理では、同じ入力に対して同じ結果を得やすい仕組みの方が扱いやすいでしょう。生成 AI を使う場合は、出力に違いが出ることを前提に、確認方法を決めます。
説明しやすさ
なぜその結果になったのかを、担当者や顧客へ説明できるかを確認します。
関数や条件であれば、設定した計算式や分岐を示せる場合があります。生成 AI の候補を採用する場合は、出力だけを理由にせず、どの元情報と判断基準で人が確認したかを説明できる状態にします。
担当者変更への強さ
担当者が変わったときに、設定、手順、確認方法を引き継げるかを見ます。
特定の人の個人アカウント、頭の中にある指示、説明のない複雑な数式などへ依存すると、方法にかかわらず属人化します。使うツールだけでなく、目的、入力、処理、確認、変更方法を記録しておくことが大切です。
| 比較する方法 | 費用 | 保守 | 再現性 | 説明しやすさ | 引き継ぎ |
|---|---|---|---|---|---|
| 業務手順の変更 | ツール追加は不要な場合がある | 手順の定期確認が必要 | 手順が守られるかに左右される | 目的と手順を説明しやすい | 手順書と担当の明確化が必要 |
| 既存ツールの機能 | 契約内で使える場合がある | 設定と権限の管理が必要 | 決めた条件を繰り返しやすい | 条件や計算式を確認しやすい | 設定場所と変更方法を残す |
| 生成 AI | 利用料に加え確認の時間が必要 | 指示、利用条件、確認基準を見直す | 出力の違いを前提に確認する | 採用理由を人が説明する | 入力、指示、確認方法を残す |
| 組み合わせ | 複数の設定・契約を含めて考える | 接続部分も管理する | 各工程に合う方法を選べる | 工程ごとの役割を説明する | 全体の流れを記録する |
この表だけで優劣は決まりません。対象業務で何を安定させたいのか、どの負担なら継続できるのかを具体的にして比べます。
架空例: 申込み情報の整理に AI を使わなかった場合
ここでは、説明のための架空例として、講座を開催する小規模事業者を考えます。実在する顧客やオレインデザインの事例ではありません。
この事業者では、講座の申込みがメールで届き、担当者が氏名、参加日、人数、支払方法、連絡事項を表計算へ転記していました。記入漏れや表記のばらつきがあり、生成 AI でメールから必要項目を抜き出せないかと考えました。
現在の業務を整理すると、次のことが分かりました。
- 申込みに必要な項目は毎回同じ
- 参加日は決められた日程から選ぶ
- 人数は上限以内の数値に限る
- 受付後に送る案内文もほぼ同じ
- 個別に判断するのは、自由記述の連絡事項だけ
この条件では、メールの内容を生成 AI に読み取らせるより、申込みの入口をフォームへ変更する方が単純だと判断しました。
- フォームに氏名、参加日、人数、支払方法を設定する
- 必要な項目を必須にし、参加日を選択式にする
- 回答を一覧へ自動で保存する
- 受付担当者へ新着通知を送る
- 承認済みのテンプレートで受付案内を送る
- 担当者が一覧と送信結果を確認する
この方法なら、AI がメールから項目を正しく推測したかを毎回確認する必要がありません。入力する人にも、最初から必要な情報を示せます。
一方、自由記述の連絡事項が多く、内容の傾向を定期的に整理したい場合は、その工程だけ生成 AI を試す選択肢があります。その場合も、入力してよい情報かを確認し、元の記述と照合してから分類結果を使います。
この架空例では、申込みの受付と一覧化は既存機能、曖昧な文章の整理は必要に応じて生成 AI、例外への対応と最終判断は人、と分けました。
AI を導入しなかったことが成果なのではありません。目的に対して、確認しやすく継続しやすい方法を選べたことが成果です。
AI、既存ツール、業務手順を組み合わせる
実際の業務では、1つの方法だけですべてを解決する必要はありません。
例えば、Web サイトのお知らせ作成なら、次のように分けられます。
- フォームで開催日時、場所、料金、申込先を集める
- 入力規則で日付や必須項目をそろえる
- 承認済みの情報から、生成 AI で下書き候補を作る
- 担当者が元情報と照合する
- 承認者が表現と公開内容を決める
- WordPress へ掲載し、公開後の表示を確認する
この分け方であれば、生成 AI に確定情報を推測させず、文章を整える工程だけで使えます。
反対に、下書きの形式もほぼ決まっているなら、生成 AI を使わず、テンプレートへの差し込みだけで十分かもしれません。
業務を改善するときは、AI を使うか使わないかではなく、それぞれの工程に何を使うと確認しやすいかを考えてみてください。
自社で確認できるチェックリスト
改善したい業務を1つ選び、次を確認します。
- 入力する項目や形式は決まっているか
- 正しい結果を条件、計算式、完成例で説明できるか
- 同じ文面や処理を繰り返しているか
- 例外よりも定型処理の方が多いか
- 現在のツールにフォーム、入力規則、関数、テンプレート、通知、ワークフロー、連携機能がないか
- 作業時間より、情報待ちや承認待ちの方が問題ではないか
- 導入後の設定や確認を誰が管理するか
- 担当者が変わっても手順を引き継げるか
- AI を使うなら、どの曖昧な工程だけで使うか
- 問題があったときに、元の方法へ戻せるか
最初の6項目が多く当てはまる場合は、まず既存ツールや業務手順の見直しから始めるとよいでしょう。
生成 AI を使う候補が残ったら、AIに任せてよい仕事と、人が判断した方がよい仕事の分け方を参考に、AI に任せる工程と人が判断する工程を分けます。
自社だけでは整理しにくい状態
次のような場合は、社内のシステム管理者、現在利用しているサービスのサポート窓口、業務改善を扱う外部の専門家などへ相談する方法があります。
- 現在使っているツールの機能や契約範囲が分からない
- 複数の部署やサービスにまたがり、データの流れを把握できない
- 自動化した後のエラーや例外へ対応する担当者がいない
- 個人情報や顧客情報を外部サービスへ渡す必要がある
- 現在の業務を変えることで、契約や社内規程へ影響する
- AI、既存機能、システム改修の費用と管理負担を比較できない
相談先は、確認したい内容によって異なります。ツールの仕様は提供元、社内の権限や情報管理は社内担当者、契約や法的な判断はそれぞれの担当者や専門家へ確認してください。
相談前には、次の情報を整理しておくと状況を共有しやすくなります。
- 改善したい業務と、その目的
- 現在の入力、処理、確認、承認の流れ
- 困っている場所と、おおよその頻度・時間
- 現在使っているツールと契約プラン
- 扱う情報の種類
- 必ず同じ結果にしたい工程と、候補を出してほしい工程
- 設定や確認を担当できる人
- 改善後にどの状態になればよいか
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お知らせ作成、問い合わせ対応、更新情報の管理など、Web サイト運用に関係する業務であれば、現在の手順や使っているツールを確認し、生成 AI、既存機能、業務手順の変更を含めて対応できる範囲をご案内します。
オレインデザインは、全社的な AI 導入、基幹システム、法律、個人情報保護、社内セキュリティを専門に支援するサービスではありません。内容に応じて、社内担当者、サービス提供元、各分野の専門家への確認をお願いします。
詳しい対応内容はWordPress運用・実装サポートをご確認ください。お問い合わせフォームからご相談いただく際は、実際の個人情報や顧客の機密情報を入力せず、まず業務の流れと扱う情報の種類をお知らせください。
まとめ
入力項目、正しい結果、処理の順番が決まっている業務では、生成 AI を追加する前に、フォーム、入力規則、表計算の関数、テンプレート、通知、ワークフロー、自動化機能を確認します。
一方、自由記述の整理、要約、表現や分類の候補作成など、正解を1つに固定しにくい工程では、生成 AI が選択肢になります。
どの方法を選ぶ場合も、費用だけでなく、保守、再現性、説明しやすさ、担当者変更への強さまで比べます。必要であれば、既存ツールで入力と定型処理を整え、生成 AI は曖昧な工程だけに使い、最終判断を人に残します。
業務改善の目的は AI を導入することではなく、仕事を無理なく、確認しやすく、続けやすい形にすることです。
今のツールで解決できることを確認したうえで、必要なところだけ新しい方法を選ぶ。その判断材料として、この記事が参考になれば嬉しいです。
