中小企業が生成 AI を導入する前に最初に整理したい業務

投稿日：

2026年8月20日

更新日：

2026年9月14日

カテゴリー：AI

タグ：AI導入・判断支援

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「社内でも生成 AI を使った方がよいのでは」「ChatGPT や Gemini を導入すれば、仕事を効率化できるのでは」と考える機会が増えてきました。

生成 AI は、人から受け取った指示をもとに、文章や画像などを新しく作る仕組みです。メールの下書き、長い文章の要約、情報の分類、アイデアの整理などを支援できます。

ただ、生成 AI を導入しただけで、今の業務が自動的に効率化されるわけではありません。何に時間がかかっているのか、どこで手戻りが起きているのか、誰の判断が必要なのかが分からないままでは、試す業務も選びにくいからです。

僕は、生成 AI の導入を考えるときほど、最初にツールから少し離れて、現在の仕事を見ることが大切だと考えています。

「どの AI を使うか」より先に、「どの業務の、何を改善したいのか」を整理する。 これが、無理のない AI 活用を始めるための土台になります。

この記事では、中小企業や個人事業主が、現在の業務を一つずつ棚卸しする方法を紹介します。専門的なシステムの知識は必要ありません。まずは、普段行っている仕事を言葉にするところから始めてみましょう。

まず知っておきたいこと

この記事の結論を先にまとめると、次のようになります。

生成 AI の導入目的を「AI を使うこと」にしない
会社全体ではなく、一つの業務から整理する
作業時間だけでなく、待ち時間、手戻り、ミス、属人化も確認する
AI、既存ツール、業務手順の変更を比較する
最終判断や対外公開まで、最初から AI だけに任せない

業務を棚卸しした結果、「今は AI を使わない」と判断しても問題ありません。入力方法や承認手順を見直すだけで、困りごとが減る場合もあります。

生成 AI から考え始めると、目的が曖昧になりやすい

新しいツールを見ると、「この機能を自社でも使えないか」と考えたくなります。試してみること自体は、生成 AI を知るためのよい方法です。

一方で、会社として導入する場合は、個人で試すときとは違う確認も必要になります。

誰が、どの業務で使うのか
何の情報を入力するのか
出力された内容を誰が確認するのか
間違っていた場合に、どのような影響があるのか
利用料や確認作業を含めても、導入する価値があるのか

こうした前提がないまま始めると、便利そうな使い方をいくつか試したものの、日常業務には定着しないことがあります。

反対に、先に困りごとを整理できていれば、生成 AI を使う場合も、使わない場合も、選択肢を比較しやすくなります。

業務の棚卸しとは何をすることか

ここでいう「業務の棚卸し」とは、普段の仕事を一覧にして、それぞれの目的、流れ、担当者、困りごとを確認することです。

会社全体の業務を、最初から完璧に書き出す必要はありません。まずは「毎週のお知らせ作成」「問い合わせへの返信」「見積書の作成」など、気になっている一つの業務を選びます。

一つの業務について、次の8項目を整理してみてください。

確認する項目	書き出す内容
業務名	普段どのように呼んでいる仕事か
目的	何のために行う仕事か
担当者	誰が作業し、誰が引き継げるか
頻度と時間	どのくらいの頻度で、何分・何時間かかるか
入力情報	作業を始めるために必要な情報や資料は何か
成果物	最後に何を作る、送る、登録するのか
確認者	誰が、何を基準に確認・承認するか
困りごと	時間、待ち、手戻り、ミス、属人化など何が問題か

「入力情報」は、作業の材料になるものです。たとえば、イベントのお知らせを作る業務なら、開催日時、会場、対象者、申込方法などが該当します。「成果物」は、公開する Web ページや送信するメールなど、作業の結果としてできるものです。

表の内容を埋めると、作業そのものに時間がかかっているのか、必要な情報が集まるまで待っているのか、確認者が決まっていないのかを分けて考えられます。

作業時間以外の困りごとも確認する

業務改善というと、作業時間を何分減らせるかに目が向きがちです。もちろん、時間は大切な判断材料です。ただし、実際の困りごとは時間だけとは限りません。

手戻りが多い

完成後に情報の不足や認識違いが分かり、何度も作り直している状態です。

この場合は、文章を速く作ることより、作業を始める前に必要な情報をそろえる方が効果的かもしれません。

待ち時間が長い

担当者は作業できる状態でも、素材、承認、取引先からの返答などを待っている状態です。

生成 AI で作業を速くしても、待ち時間が変わらなければ、業務全体の完了はあまり早くならない可能性があります。

特定の人にしかできない

手順や判断基準が担当者の頭の中にあり、その人が不在だと仕事が止まる状態です。これを「属人化」と呼びます。

属人化している業務では、いきなり AI へ任せるより、現在の手順や判断基準を書き出すことが先になります。AI へ渡す指示を作るためにも、人が行っている判断をある程度言葉にする必要があるからです。

ミスに気づきにくい

間違いがあっても、その場では分からず、公開後や顧客からの連絡で初めて気づく状態です。

生成 AI も、もっともらしい誤った内容を出すことがあります。もともと確認方法が決まっていない業務へ使うと、作業が速くなっても、確認の難しさが残るかもしれません。

必要な情報を探す時間が長い

資料がメール、チャット、共有フォルダー、紙などに分散し、毎回探している状態です。

この場合は、社内資料を AI で検索できる仕組みを導入する前に、古い資料、重複、保存場所、閲覧権限を整理した方がよいこともあります。整理されていない情報を AI へ渡しても、古い内容をもとに回答してしまう可能性があるためです。

架空例: お知らせ作成の業務を棚卸しする

ここでは、地域で教室を運営する小規模事業者を架空の例として考えてみます。実在する事業者の事例ではありません。

毎月、Web サイトへ講座のお知らせを掲載しています。担当者は文章作成に時間がかかるため、生成 AI を使えば効率化できるのではと考えました。

棚卸しすると、次のようになりました。

確認する項目	架空例の内容
業務名	月例講座のお知らせ作成
目的	既存顧客と新規顧客へ開催情報を伝え、申込みにつなげる
担当者	受付担当者が作成し、代表者が確認する
頻度と時間	月2回、1回あたり約90分
入力情報	講座名、日時、会場、定員、料金、対象者、申込 URL、写真
成果物	Web サイトのお知らせ、メール、SNS 投稿
確認者	代表者が日時、料金、申込先、表現を確認する
困りごと	情報が別々に届く、文章を媒体ごとに作る、料金の修正で手戻りが起きる

この例では、文章作成だけが問題ではありません。必要な情報が別々に届き、内容が確定する前に書き始めていることも、手戻りの原因になっています。

そのため、最初の改善は次の順番が考えられます。

開催情報を入力する共通フォームを作る
必須情報がそろってから文章作成を始める
共通情報をもとに、生成 AI で Web、メール、SNS の下書きを作る
担当者が事実と表現を確認する
代表者が料金や公開内容を承認する

生成 AI だけを導入するのではなく、情報の集め方を整えたうえで、下書き作成に使う形です。

AI を使う部分だけではなく、その前後の人の作業まで見ると、改善すべき場所が分かりやすくなります。

棚卸しした業務を3つの観点で考える

一つの業務を整理できたら、すぐに使用する AI サービスを決めるのではなく、次の3つの観点から考えてみます。

この3つは、どれか一つだけを選ぶための分類ではありません。一つの業務のなかでも、文章の下書きには生成 AI を試し、情報の転記には既存の自動化機能を使い、公開前の確認は人が行う、といった組み合わせができます。業務全体ではなく、作業の一部分ごとに当てはめてみてください。

1. 生成 AI を小さく試しやすい業務

次のような特徴がある業務は、比較的小さく試しやすいでしょう。

文章の下書き、要約、分類、候補出しが中心
元になる情報を用意できる
出力の正しさを人が確認できる
間違っても公開前に修正できる
現在の作業結果と比較できる

たとえば、社内会議のメモから確認事項を抜き出す、確定した情報からお知らせの下書きを作る、といった使い方です。

ただし、試しやすい業務であっても、顧客情報や未公開情報をそのまま入力してよいとは限りません。利用するサービスの規約、契約内容、データの扱い、自社のルールを別途確認する必要があります。

2. 既存の方法を先に見直したい業務

次のような状態では、AI より先に、入力方法や業務手順を整える方がよいかもしれません。

必要な情報が毎回そろわない
同じ内容を何度も別の場所へ入力している
担当者や承認者が決まっていない
ファイルの保存場所や最新版が分からない
決まった条件で同じ計算や転記を繰り返している

入力フォーム、共有テンプレート、表計算の関数、既存システムの通知機能などで解決できる場合もあります。

個人的には、同じ結果を安定して出せる単純な仕組みがあるなら、無理に AI を使う必要はないと考えています。導入後の確認や管理まで含めて、続けやすい方法を選ぶことが大切です。

3. 人の判断を残したい業務

次のような仕事では、AI の出力だけで決定せず、人が確認・判断する範囲を先に決めます。

顧客や従業員の権利・利益へ影響する
契約、採用、評価、価格など重要な判断を含む
間違ったときの影響が大きい
判断理由を相手へ説明する必要がある
専門資格や法的な確認が必要になる
社外へ公開・送信する

2026年8月12日時点の最新版である、経済産業省・総務省の「AI事業者ガイドライン第1.2版」でも、AI の特性やリスクを理解するための教育と、利用場面に応じて人の判断を介在させる考え方が示されています。

このガイドラインでは、自社の業務で AI システムやサービスを利用する企業も「AI利用者」として整理されています。そのため、AI サービスを開発する会社だけでなく、仕事で生成 AI を使おうとしている会社にも関係する内容です。

「最後は人が見る」と決めるだけでは不十分です。誰が、何を基準に、いつ確認するのかまで業務の中へ組み込む必要があります。

生成 AI に向いているかを判断する5つの質問

棚卸しした業務について、次の質問に答えてみてください。

改善したい問題を一文で説明できるか
AI へ渡す元情報を用意できるか
出力が正しいかを人が確認できるか
間違った場合でも、実行・公開・送信の前に修正できるか
導入と確認の手間を含めても、試す価値があるか

すべてに「はい」と答えられなくても、すぐに候補から外す必要はありません。ただし、答えにくい項目が、導入前に整理すべき課題になります。

たとえば、出力の正しさを確認できないなら、確認基準や担当者を決める必要があります。元情報を用意できないなら、資料の保存場所や入力方法を整えるところから始めます。

そのまま使える業務棚卸しメモ

まず一つの業務を整理するときは、次の項目をコピーして使えます。

業務名:
この業務の目的:
作業する人:
確認・承認する人:
実施する頻度:
1回にかかる時間:
作業を始めるために必要な情報:
完成するもの・行う処理:
現在困っていること:
手戻りが起きる場所:
待ち時間が発生する場所:
間違った場合の影響:
現在の確認方法:
AI 以外に考えられる改善方法:
AI を試すなら任せたい範囲:
人が残す判断・確認:

正確な時間が分からない場合は、最初はおおよそでも構いません。その後、実際に作業したときに開始時刻と終了時刻、待ち時間、修正回数を記録すると、改善前の状態を把握しやすくなります。

最初から会社全体を変えようとしない

業務の棚卸しを始めると、関連する問題が次々に見つかることがあります。しかし、最初から会社全体の業務を変えようとすると、整理だけで負担が大きくなります。

まずは、次の条件に合う一つの業務を選ぶと進めやすいと思います。

定期的に発生している
担当者が現在の流れを説明できる
困りごとが具体的にある
試した結果を比べられる
失敗しても顧客や事業への影響を抑えられる

生成 AI を使う場合も、まずは下書きや社内利用に範囲を絞り、人が確認してから使います。効果があれば続け、確認負担が増えたなら方法を直す。合わなければ中止する、という選択を残しておきます。

中小企業基盤整備機構の案内でも、生成 AI の活用例としてメール文面の下書き、要約、比較、アイデア整理などが紹介されています。こうした例をそのまま自社へ当てはめるのではなく、棚卸しした業務の中で役立つかを小さく確かめるのがよいでしょう。

自社だけで整理しにくいときに用意したい情報

業務を担当している人にとって、普段の作業は当たり前になっているため、自分たちだけでは困りごとを切り分けにくいこともあります。その場合は、業務改善や AI 活用を扱う外部の専門家へ相談する方法もあります。

相談する前に、少なくとも次の情報があると話を進めやすくなります。

改善したい業務と現在の流れ
担当者と確認者
おおよその頻度と所要時間
困っている場面
利用中のシステムやサービス
扱う情報の種類
どのような状態になれば助かるか

解決方法や使いたい AI を決めておく必要はありません。むしろ、「ChatGPT を導入したい」だけでなく、「毎月のお知らせ作成で、情報収集と確認に時間がかかっている」と伝えた方が、AI 以外も含めて方法を検討しやすくなります。

なお、相談用の資料へ実際の顧客情報、パスワード、未公開の契約内容などをそのまま載せないようにします。まずは情報の種類と業務の流れを伝え、具体的なデータの共有方法は相談先と確認してください。

Web・WordPress 運用についてオレインデザインへ相談する

オレインデザインでは、Web サイトや WordPress の運用・実装に関する相談を受け付けています。

たとえば、お知らせの作成や更新、問い合わせ対応など、Web サイトの運用に関係する業務であれば、使いたい AI サービスを決める前の段階からご相談いただけます。現在の進め方や困っていることを伺い、AI を使う方法に限らず、業務の整理や既存機能の活用も含めて考えます。また、WordPress 管理画面から AI を使ってお知らせ投稿を作成するといった機能追加なども、お客様だけにマッチした形で提案・開発を行っています。

詳しい対応内容はWordPress運用・実装サポートをご確認ください。「何を相談すればよいかわからない」という段階でも、お問い合わせフォームから現在の状況をお知らせいただけます。