取引回数が多くなればコミュニケーションコストは下げられる

みなさん、コミュニケーションコストはどうやって考えていますか?

今回はコミュニケーションコストについて触れてみようと思います。

取引先とのやりとりにて

進行中の案件について補足説明を受けるために取引先デザイン制作会社さんから電話がかかってきました。僕にとってはなかなか珍しいことで、基本的に電話でのやり取りは行なっていませんが、電話のやり取りをする相手というのはこちらの取引先さんくらいでしょう。

本来話す予定だった案件についての説明を聞いていて、ついでに別案件の相談も受けました。内容的にはざっくりこんな感じで、

  • どこどこみたいな雰囲気のデザインになる→デザインはゼロから起こす
  • 必要なページ数は〇ページくらい→規模感の把握
  • ざっくりと予算をこちらから定時→〇〇万円から△△万円までの間くらいですかねーレベルの返答
  • 先方は「ん〜〜(実はそこまでの予算がないって匂い)」という返事
  • ストレートに「そんなに予算ない感じですか?」と聞くと「そうなんすよー」という返答
  • では、〜〜(妥協案ポイントを伝える)だったら□□くらいで今回は頑張りますよ、と返答
  • 納期はこんな感じで考えてますー→スケジュール感の確認
  • プラス●●万円で〜〜もお願いできますかー?というオプション依頼
  • いいですよー(たぶん依頼確定)

こんな感じで電話で話して完了です。電話の時間は5分くらいでしょうか。たぶん、こんな感じでコミュニケーション取れてるから電話も拒否しないんだろうと思います。

そこでちょっと「コミュニケーションコスト」について少し考えたので書いてみようと思いました。

コミュニケーションコストとは

ここで言うコミュニケーションコストとは、取引先とのやり取りに必要なコストのことを指しています。

方法は様々で、電話連絡メインの方もいれば、僕みたいなチャットツールなどでテキストベースという方もいるでしょう。ツールも様々で、LINE、Facebookメッセンジャー、slack、chatworkなど様々一長一短ありますし、好き嫌いもあります。でも、方法はみなさんある程度定まっているのではないでしょうか。

それらを利用して、取引先やクライアントと連絡を取ることになると思うのですが、正直相手によってこのコストが変わってきてしまうのです。

初回取引の際にはバッファを取りがち

初めての取引。お互いに様子を伺いながらも譲れないところは譲れないというバトルが水面下で広げられます(そんなバトルないか・・・w)。

以前から知り合いで、今回初めてお仕事を一緒する、という場合にはちょっと違ってくるのかもしれませんが、お互い初めてのコミュニケーションである程度、どれくらいコミュニケーションがスムーズに進むか予想できるのではないでしょうか?

例えばこんなポイントで「今後大変になるかも・・・」とか「これはとてもやりやすい相手になるかも・・・!」といった具合に判断しているのではないでしょうか?

  • レスポンスの速さ→早くもなく遅くもなく
  • 伝達内容の明確さ→後から変更される可能性を考えてしまう
  • 説明のわかりやすさ→何度も質問しないと内容を深堀できない

レスポンスの速さ

これは速すぎても遅すぎても良くないかなと個人的には考えていて、相手が速すぎる場合、同等のレスポンス速度を求めがちですので、相手のレスポンス速度が早い場合は、こちらのペースをしっかりと伝える必要があります。(確認・レスの時間を設けている / 即レスはしないようにしている etc)

逆に遅い場合。これはこれで大変です。遅い分には、質問や確認をしてどれくらいで返事が返ってくるか予測できないからです。そういう場合、結局電話がかかってきたりします。

お互いにベストなタイミングやペースでないと、コミュニケーションがストレスになり、必要のない細かな問題が発生することもなくありませんので注意が必要です。

(個人的には24時間返事がない場合には、再度連絡するようにしています)

伝達内容の確度

連絡されてきた内容を確認して作業を進めていたら・・・「さっきのこうこうこういう意味だったんです」みたいなことが発生すると、そこまでの作業は無駄になることがほとんどです。

いくら返事が早くても、内容の確度が低いのであれば無駄な作業を生むだけです。信頼できる返事をちゃんとしてくれるかどうかはとても重要なポイントです。

(個人的には、あまりこういう適当な返事をしてくる方にはしっかりと伝えます。無駄な作業が眼に余るほど発生する場合には、その作業分もしっかりと請求しましょう)

説明のわかりやすさ

僕は多くの場合、テキストベースのコミュニケーションをメインに仕事を進めることが多いです。

その理由は、やはり時間を尊重することを大切だと考えているからです。メールは記録として残しておくには不便な点がありますし、電話は手を止めてしまいます。ビデオ通話も同じです。当然、両者とも必要であればどんどん活用はします。

その延長線上の考え方なんですが、わかりやすい説明をしてくれる人というのは(個人的な感覚ですが)その事案に対してしっかりと理解していることがほとんどだと感じています。

説明が不明瞭だったり、不備が多い方というのは、まずその事案に対して理解が浅かったりします。そして、何度もこちらからも質問などをしないといけないために、やり取りの回数が多くなって時間がどんどんと過ぎていく。そういうことが少なくありません。

(個人的には、理解していることしか文章化できないと思っています)


こういったことを見積もりの中にも加味しているはずです。ディレクション費に含まれているか、はたまたそれぞれの単価に加味されているかはわかりませんが、このコミュニケーションコストを読み違えると、必要な時間をコミュニケーションに割かなくてはならなくなり、次第に作業時間を圧迫していくことになりかねません。

一定案件数を一緒にこなすとコミュニケーションコストは最小限にできる

コミュニケーションをなしにすることはできません。ですので、その点のコストをなくすことはできませんが、最小限に抑えることはできます。それは一定数の案件を一緒にこなしていくことで可能となります。

相手の仕事の進め方を理解する。意見を聞く。要望を伝える。そういったことを繰り返しながら案件をこなしていくと、ある程度ちょうど良いやり方がわかってきます。そこがコミュニケーションコストの最小地点だと思います。

そこにたどり着くまでにコミュニケーションコストを抑えることは、結局どこかにしわ寄せがくることになりかねません。ですにで、注意が必要です。

まとめ

コミュニケーションはとても大切です。それは仕事に限ったことではありません。意見を聞くこと、言うこと、お互いに考えること。それがコミュニケーションの促進に繋がりますし、人と人との関係を構築していく上で必要不可欠なことなんです。

しかし、ビジネスとして動いていることには全て対価が支払われるべきだと思っている部分もあります。ですので、コミュニケーションも必要経費として計上するべきなのです。

その部分をあまり甘く考えずにしっかしとバッファも予想した上で見積もる必要があります。そして、それらを最小限に抑えられるような関係性を作り上げていくことで、双方ウィン-ウィンな関係になっていけると僕は考えています。

この記事を書いた人

久野 晃司

Gifu WordPress Meetup共同オーガナイザー。岐阜を中心にWeb全般のお仕事をしているフリーランスです。趣味はサッカー観戦。専門は英国プレミアリーグ、マンチェスターユナイテッドを贔屓しています。英国滞在歴2年、日常英会話は大丈夫です。20ヶ国以上列車で単独周遊してきました。WordPress大好きです。プログラミング教育に興味があります。

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